Questo post è dedicato a te che sei alle prese con una presentazione aziendale.
PowerPoint non impazza solo nella tua azienda e le slide non sono una fissazione del tuo ufficio marketing.
Mai come oggi le slide sono uno strumento di comunicazione di uso quotidiano: ci accompagnano quando parliamo in pubblico durante un convegno o una riunione, le passiamo ai colleghi per lo start-up di un progetto, le usano i nostri commerciali su tablet per presentare prodotti e offerte, sono croce e delizia per l’amministratore che illustra la semestrale al consiglio di amministrazione, sono il biglietto da visita dell’azienda quando il direttore finanza le presenta in banca con il titolo di Business Plan.
L’attività sarebbe piacevole, creativa e stimolante nel libro dei sogni dove:
- hai molto tempo a disposizione
- puoi concentrarti senza interruzioni
- hai a disposizione tutto il materiale che ti serve
Nel mondo reale, dove ci viene chiesto di fare sempre di più, bene e in poco tempo, la realizzazione di una presentazione in PowerPoint rappresenta spesso un’attività extra.
Quindi, anche se fare le slide può sembrare banale (tanto fa tutto il computer) in fondo semplice non è, come sai bene tu che non sai come iniziare, cosa mettere nel mezzo e come finire.
Se non puoi rivolgerti a un’agenzia di comunicazione e devi fare tutto da solo, ecco un metodo che ti aiuterà a realizzare in breve tempo presentazioni con i fiocchi.
Pianificare
Prima di aprire il programma, facciamoci delle domande:
Cosa devo comunicare
Dati, un nuovo progetto, un nuovo prodotto?
A chi lo devo comunicare
Colleghi, clienti, potenziali clienti, investitori?
Quale è il mio obiettivo
Vendere, persuadere, stupire?
Fare chiarezza sugli obiettivi comunicativi e sulle aspettative di chi avrà tra le mani la nostra presentazione ci aiuta a:
- verificare se abbiamo a disposizione tutto il materiale necessario
- scegliere il corretto tono di voce
- non andare fuori tema
Ultimo, ma non per importanza, dobbiamo chiarire come girerà il nostro documento: in PDF, sulla carta, o su uno schermo di proiezione e quindi se c’è un tempo massimo a disposizione per la presentazione delle slide. Il più delle volte, la nostra presentazione verrà letta e visualizzata in modalità cross-device, teniamone conto per scegliere immagini e dimensione del testo.
Struttura: la comunicazione è organizzazione
Aspetta! Ancora non puoi mettere mano al Power Point. Dobbiamo dare una struttura al testo, o semplicemente fare una scaletta.
Se vogliamo andare sul sicuro, scegliamo la classica struttura narrativa del racconto con:
Esordio – Introduzione
Serve a presentare lo scenario e a catturare l’attenzione del pubblico.
Esposizione – Sviluppo
Le slide più ricche di contenuti e dati che avvalorano la nostra argomentazione.
Conclusione
Serve a fare sintesi e marcare i messaggi che vogliamo far ricordare.
Prestiamo attenzione al titolo: che sia chiaro e forte, e preoccupiamoci di inserire un sottotitolo più descrittivo che spieghi al lettore cosa troverà dentro le slide e, se necessario, un indice degli argomenti.
Grafica: slide ordinate e con belle immagini per catturare l’attenzione
Le slide dovrebbero far parte del coordinato di immagine di ogni azienda: il logo è usato nel rispetto della normativa, i colori e i font sono coerenti con l’immagine aziendale.
Quindi facciamo attenzione a non utilizzare troppi colori (4 al massimo) o sfondi pesanti che penalizzano la leggibilità dei contenuti!
A proposito di usabilità e proporzioni, se avessi un grafico al tuo fianco ti direbbe senza dubbio: non avere paura degli spazi bianchi, lascia respirare gli elementi della pagina!
E se è vero che le immagini valgono più di mille parole, scegliamo immagini curate, coerenti con il testo rispettando le licenze di utilizzo. Prova a dare uno sguardo in PhotoPin, una banca con immagini CC Creative Commons. Magari trovi qualcosa che fa proprio al caso tuo.
Dimensioni dei caratteri: privilegiare la leggibilità!
Nancy Duarte, la fondatrice dell’agenzia nr. 1 negli Stati Uniti d’America per la realizzazione di presentazioni, raccomanda di adattare le dimensioni dei caratteri alla struttura del testo e allo strumento utilizzato per la fruizione.
| Strumento | Tablet | Smartphone | Laptop 13″ | Stampati |
| Titolo slide | 40 pt | 50 pt | 22 pt | 21 pt |
| Sottotitolo | 28 pt | 38 pt | 18 pt | 16 pt |
| Testo | 24 pt | 34 pt | 11 pt | 10 pt |
Come detto per i colori (per i quali abbiamo scritto una mini guida per la scelta del colore), anche le font dovrebbero essere usate con parsimonia.
Se proprio non possiamo utilizzare un solo tipo di carattere, diamoci una regolata.
Per esempio utilizziamo i font per stabilire una gerarchia visiva: font A per i titoli e sottotitoli, font B per il corpo del testo. Per la buona leggibilità e la piacevolezza estetica, cerchiamo di abbinare font che lavorano bene insieme.
Ecco qualche suggerimento dell’ufficio grafica…
Revisione: contiamo fino a 10 prima di dire: ho finito!
Giunti a questo punto, la cosa migliore che possiamo fare è prenderci del tempo per rivedere e correggere la nostra presentazione. Magari possiamo chiedere a qualcuno di aiutarci a passare sotto la lente di ingrandimento: ortografia e grammatica, correttezza dei numeri, dei nomi e dei riferimenti che abbiamo inserito nelle slide.
Qui a studio noi utilizziamo una check list che andiamo a personalizzare in base al progetto e alle esigenze espresse dal cliente. Oltre ad essere uno straordinario strumento professionale per la prevenzione dell’errore, la check list rappresenta un efficace documento di sintesi e condivisione con il cliente.
Eccoci giunti alla fine di questo post. Se sei stato attento, avrai notato che non abbiamo parlato di regole da seguire, ma di metodo per realizzare un’efficace presentazione in Power Point.
Se vuoi approfondire ti consigliamo il blog e i libri di Garr Reynolds, maestro delle presentazioni in stile zen.
Ora che la strada è tracciata: al lavoro!
